Meldeschein und Gästekarte digital ausstellen

Mit dem digitalen Meldewesen / der digitalen Gästekarte hast du die Möglichkeit, die Gästekontrolle1 sicherzustellen, mit einem amtlichen Formular die Kurtaxe2 zu erheben und deinen Gästen eine digitale Gästekarte auszustellen. Die erfassten bzw. ausgecheckten Meldescheine fliessen automatisch und anonym in die Logiernächtestatistik mit ein und können gleichzeitig für die Abrechnung der Kurtaxen genutzt werden (gilt nur für Beherbergungsformen mit der effektiven Abrechnung).

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Anspruchsgruppen: Zweitwohnungs-besitzer, Vermieter

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Voraussetzungen:
keine 


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Bedingungen:
Siehe Partnervertrag, «Digitales Meldewesen» (Art. 28)

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Kosten:
keine


✔️ Das bietet dir die Leistung

Dass mit dem digitalen Meldewesen die Gästekontrolle bzw. die Erfassung der Meldescheine digitalisiert werden kann, ist auf den ersten Blick logisch und verständlich. Doch das digitale Meldewesen hat noch viel mehr zu bieten und wird deine Prozesse in der Vermietung vereinfachen. Im Folgenden ermöglichen wir dir einen Einblick, welche Funktionen der Meldeclient aktuell bietet: 

Meldescheine werden anstatt über das Meldescheinbuch direkt digital erfasst. 

Neben dem Vermieter kann auch der Gast einen Meldeschein selbständig ausfüllen. Hierzu muss der Vermieter dem Gast einen Link (Quick Check-In) per E-Mail zustellen. Anschliessend kann der Gast den digitalen Meldeschein erfassen (vor der Anreise oder vor Ort). Das Einzige was der Vermieter benötigt, ist eine E-Mail-Adresse des Gastes. 

Ein grosser Mehrwert bietet das digitale Meldewesen insbesondere dann, wenn der Vermieter online buchbar ist. In diesem Fall wird bei einer Online-Buchung der digitale Meldeschein automatisch erstellt und 14 Tage vor Anreise automatisch der Quick Check-In zugestellt. 

Der Vermieter kann für seine Objekte auch einen sogenannten generischen Link im Meldeclient erzeugen. Dieser Link ist im Gegensatz zum Quick Check-In nicht vorausgefüllt und muss vom Gast komplett erfasst werden. Hat der Gast den Meldeschein abgeschickt, so muss der Vermieter diesen zuerst verifizieren (Kontrolle, ob eine Buchung vorliegt). Sobald der Meldeschein durch den Vermieter verifiziert wurde, kann der Gast seine digitale Gästekarte aktivieren. 

Mögliche Anwendungsfälle für diesen generischen Link wären:

* Integration des generischen Links in die Webseite des Vermieters, so dass bspw. Stammgäste, die per Telefon, etc. gebucht haben, die Gästekontrolle vorgängig ausführen können.

* Ist der Gast schon angereist, dann könnte man den Gast spätestens im Objekt (Zimmer/Hotel) auf die digitale Gästekontrolle hinweisen (bspw. Tischsteller mit QR-Code).

Ab 10 Personen kann ein Meldeschein auch für eine Gruppe angelegt werden. Neben der Erfassung des Hauptreisenden (Gruppenleiter) ist es auch möglich, eine Gruppenliste / Roominglist zu hinterlegen. Anschliessend kann allen Gruppenmitgliedern eine analoge Gästekarte ausgedruckt werden. 

Meldescheine von Gästen (bspw. Stammgäste) können bequem kopiert werden. Nach dem Kopieren muss nur das An- und Abreise-Datum aktualisiert werden, die Stammdaten übernimmt der Meldeclient vom vorherigen Meldeschein.

Nutzt der Vermieter bspw. ein Fremdsystem (PMS, etc.), so können Meldescheine auch in den Meldeclient importiert werden. Dies ist zudem auch über ein CSV/Excel möglich.

Bietet sich keine Möglichkeit der digitalen Erfassung des Meldescheins, so kann der Meldeschein auch ausgedruckt und von Hand durch den Gast ausgefüllt werden. Der Meldeschein muss dann im Nachhinein vom Vermieter in den Meldeclient übertragen werden.

Der Meldeclient bietet zahlreiche Filterfunktionen (Meldescheinstatus, Meldescheinnummer, Quelle des Meldescheins, Objekte, Aufenthaltszeitraum, Gast, etc.).

Sobald die Meldescheine im Meldeclient ausgecheckt werden, fliessen die Logiernächte in die Statistik ein. Ist ein Meldeschein einmal eingecheckt, so wird dieser automatisch 7 Tage nach dem Abreisedatum ausgecheckt. 

Meldescheine, die noch nicht eingecheckt sind, können jederzeit verworfen werden. Sobald jedoch der Meldeschein ein- oder ausgecheckt ist, kann der Meldeschein nur noch über die Aletsch Arena AG verworfen werden. Verworfene Meldescheine werden nach 42 Tagen automatisch gelöscht. 

Hat der Gast eine E-Mail-Adresse, so erhält er über das digitale Meldewesen folgende E-Mail-Benachrichtigungen automatisch zugestellt:

1. E-Mail für den Quick Check-In (14 Tage vor der Anreise)

2. Erinnerungs-E-Mail für den Quick Check-In (2 Tage vor der Anreise, sollte der Gast den Quick Check-In noch nicht ausgefüllt haben)

3. Willkommens-E-Mail (sobald der Vermieter den "Check-In" des Gastes bestätigt hat)

Mit dem digitalen Meldewesen ist der Abrechnungsprozess automatisiert. Alle Meldescheine, die "ausgecheckt" sind, werden an die Aletsch Arena AG zur Abrechnung (für Hotels, Gruppenunterkünfte und Campings, die effektiv abrechnen) übermittelt. Der Vermieter muss nichts unternehmen. 

Für Gäste mit E-Mail-Adresse kann über den Meldeclient eine digitale Gästekarte ausgestellt werden. Der Gast erhält hierzu eine E-Mail mit einem Link, wo er anschliessend seine digitale Gästekarte aktivieren kann. Der Gast hat verschiedene Optionen, wie er die Gästekarte nutzen will (PDF, Wallet, etc.).

Für Gäste ohne E-Mail-Adresse kann über den Meldeclient eine analoge Gästekarte ausgedruckt werden.

Das Gesetz über den Tourismus von 1996 (SGS 935.1) verlangt, dass Meldescheine 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Meldedaten werden durch die Aletsch Arena AG automatisch auf einer eigenständigen Datenbank aufbewahrt und nach 10 Jahren gelöscht. Der Vermieter muss nichts unternehmen. 

⚒️ Das kommt mit der Leistung auf dich zu

  • Keine Mischform, analoges und digitales Meldewesen;
  • Die für den Meldedschein zu erfassenden Personendaten sind von der Walliser Kantonspolizei vorgeschrieben;
  • Nutzung der Gästedaten rein für die Gästekontrolle;
  • Gästekarten können maximal für 22 Tage ausgestellt werden;
  • Weitere Bedingungen, siehe Partnervertrag Art. 28.
Mockup-Digitales-Meldewesen-Aletsch-Arena

Die Vorteile auf einen Blick

Das digitale Meldewesen bringt Vorteile für dich, die Destination und insbesondere für den Gast:

  • Mehrmaliges erfassen der Meldedaten entfällt (Gast, Vermieter, Destination);
  • Benutzerfreundlicher, durchgängiger und zeitgemässer Prozess (Gast) – weg vom Meldescheinbuch (!);
  • Die Meldescheine müssen nicht mehr von Hand durch den Gast unterzeichnet werden;
  • Zeitgewinn für den Gast vor Ort, da das Administrative bereits vor der Anreise erledigt werden kann;
  • Anonyme Statistiken zu unseren Gästen;
  • Automatisches Reporting an das Bundesamt für Statistik;
  • Effizienzsteigerung durch automatisierte Abrechnung (Vermieter, Destination).

Import der Meldescheine über Hotel Property Management Systeme (PMS)

Es gibt verschiedene Möglichkeiten einen Meldeschein im Meldeclient anzulegen. Eine bequeme Alternative für die Vermieter mit einem Hotel PMS ist die Import-Schnittstelle von Alturos. Anstatt die Meldescheine manuell anzulegen, werden die bestehenden Daten aus dem PMS-System exportiert und in das digitale Meldesystem von Alturos importiert.

Aktuell werden folgende Anbindungen geprüft:

  • HotelPac HC Systems AG
  • Cortec AG
  • vOffice
  • Protel (rebagdata AG)
  • AIDA (djm.gmbh)
  • Easybooking
  • Easyguestmanagement

Die aktuelle Dokumentation für die PMS-Schnittstelle findest du hier

Ist eine PMS-Anbindungen gewünscht, so muss folgender Prozess berücksichtigt werden:

1. Vermieter meldet den Wunsch einer PMS-Anbindung bei der Aletsch Arena AG an;
2. Die Aletsch Arena AG stellt dem PMS-Anbieter die entsprechenden Spezifikationen zur Schnittstelle zu;
3. Der PMS-Anbieter prüft eine mögliche Anbindung der Schnittstelle und meldet die Machbarkeit inkl. Kosten der Aletsch Arena AG.

Eine allfällige Umsetzung der PMS-Anbindung ist in erster Linie davon abhängig ob a) der PMS-Anbieter gewillt ist, die Schnittstelle anzubinden und b) inwiefern der Vermieter die Kosten der Anbindung tragen kann/will. Die Aletsch Arena AG kann bei der Koordination unterstützen, jedoch nicht die Finanzierung der Schnittstellen tragen. 

Gästekarte ausstellen, nutzen & entwerten, alles digital

Das digitale Meldewesen ist die Grundvoraussetzung, damit dem Gast eine digitale Gästekarte 📱 ausgestellt werden kann. Hat der Gast den digitalen Meldeschein ausgefüllt, so kann er direkt im Anschluss seine digitale Gästekarte aktivieren und umgehend nutzen. Für die Aktivierung der digitalen Gästekarte erstellt der Gast sein persönliches Benutzerkonto 🔒 mit Benutzername und Passwort. In seinem Benutzerkonto findet der Gast, neben der Gästekarte, seine bereits getätigten Käufe inkl. Voucher des Webshops und kann jederzeit seine Angaben zu Adresse, etc. anpassen. Hat der Gast einmal ein Benutzerkonto erstellt, so kann er dieses für die nächsten Besuche bequem wiederverwenden. Im Benutzerkonto selbst kann der Gast entscheiden, ob er die Gästekarte als PDF 📄 (Print@Home) oder auf dem Smartphone nutzen will. 

Wie kommt der Gast zur digitalen Gästekarte?

  1. Der Vermieter übernimmt / erfasst die Gästemeldung im Meldeclient;
  2. Der Vermieter (manuell) bzw. der MeldeClient (automatisch) versendet den Quick Check-In an den Gast, damit die Gästemeldung durch den Gast vervollständigt und verifiziert werden kann; 
  3. Der Gast aktiviert die digitale Gästekarte (Benutzerkonto wird im gleichen Prozess automatisch erstellt);
  4. Der Gast kann die digitale Gästekarte nutzen (Print@Home, Wallet) und bequem Leistungen dazu buchen (siehe Mehrwertleistungen);
  5. Der Gast ist abgereist und Vermieter bestätigt den "Check-Out" im Meldeclient, die digitale Gästekarte wird inaktiv. 

Die Gästekarte ist eine Art "Dankeschön" der Tourismusdestinationen an ihre Gäste. Der aktuelle Leistungskatalog der digitalen Gästekarte entspricht der bisherigen Gästekarte und ist auf der Webseite der Aletsch Arena AG aufgeführt. 

Zukünftig wird es die Möglichkeit geben, Leistungen, die mit einer Gästekarte reduziert sind, direkt über den Webshop zu buchen. Gibt es bspw. eine Reduktion auf einen Eintritt einer Veranstaltung, so könnte die Veranstaltung direkt nach der Aktivierung der Gästekarte über den Webshop gebucht werden (abzüglich der durch die Gästekarte gewährten Reduktion).

Sind noch nicht alle Fragen beantwortet?

Im Folgenden findest du häufig gestellte Fragen und Antworten rund um die Leistung «Digitales Meldewesen». Sollte trotzdem noch etwas unklar sein, darfst du dich gerne an uns wenden. 

Eine Mischform zwischen digitaler und analoger Gästekontrolle ist nicht möglich. Sobald du einen Zugang für das digitale Meldewesen hast, akzeptiert die Aletsch Arena AG die Gästekontrolle nur noch über den MeldeClient. 

Einerseits, weil das das Gesetz1 verlangt, andererseits, weil ohne (digitalen) Meldeschein dem Gast keine (digitale) Gästekarte ausgestellt werden kann.

1 Der Inhaber einer Betriebsbewilligung, welcher Gäste beherbergt, hat diese einen von der Kantonspolizei gelieferten oder anerkannten Meldeschein ausfüllen zu lassen. («Gesetz über die Beherbergung, die Bewirtung und den Kleinhandel mit alkoholischen Getränken» von 2004). Sobald hotelmässige Leistungen erbracht werden, ist eine Betriebsbewilligung notwendig.

Nein. Die im Rahmen des Meldewesens erfassten Kontaktangaben dürfen nur für die gesetzliche Pflicht der Gästekontrolle (Art. 4 DSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) erfasst werden und nicht für irgendwelche Marketing-Aktionen (dies gilt sowohl für dich als Vermieter als auch für uns als Destination). Es sei denn, du hast beim Gast die entsprechende Einwilligung eingeholt (Art. 4 DSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ja, der digitale Meldeschein kann auch ohne E‑Mail-Adresse des Gastes erfasst werden. Die E‑Mail-Adresse ist kein Pflichtfeld. Das heisst aber auch, dass du dem Gast den Quick Check-In nicht zustellen kannst und die zwingend notwendigen Kontaktangaben per Telefon oder vor Ort noch abfragen musst. Zudem kann der Gast ohne E-Mail-Adresse keine digitale Gästekarte aktivieren.

Im Gesetz über die Beherbergung, die Bewirtung und den Kleinhandel mit alkoholischen Getränken ist eine Unterschrift vorgesehen, aber die offizielle Handhabung der Walliser Kantonspolizei verlangt für das digitale Meldewesen aktuell keine Unterschrift. Das Gesetz soll auf Grund der digitalen Transformation entsprechend angepasst werden.

Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Meldedaten des Gastes mind. 10 Jahre aufzubewahren. Die Daten werden automatisch im MeldeClient gespeichert und nach 10 Jahren gelöscht. Der Vermieter muss in dem Sinne nichts unternehmen bezüglich der Aufbewahrung und der Löschung der Daten, insofern er das digitale Meldewesen nutzt. 

Nein. Die Walliser Kantonspolizei hat einen Lesezugriff auf die Gästedaten. Eine physische Abgabe des Meldescheins entfällt.

Die Aletsch Arena finanziert - Stand heute - die Gästekarten-Leistungen nicht über die Kurtaxeneinnahmen. Der, gemäss aktuellem Reglement, von den Urversammlung angenommenen Kurtaxen-Ansatz erlaubt die Finanzierung der aktuellen Gästekarteleistungen leider nicht. Die Aletsch Arena AG ist selbstverständlich bestrebt, im Interesse der Destination und des Gastes, die Gästekarteleistungen attraktiver zu gestalten und weiter auszubauen. Die Finanzierung hierfür muss vorgängig geklärt werden.

1 Der Inhaber einer Betriebsbewilligung, welcher Gäste beherbergt, hat diese einen von der Kantonspolizei gelieferten oder anerkannten Meldeschein ausfüllen zu lassen. («Gesetz über die Beherbergung, die Bewirtung und den Kleinhandel mit alkoholischen Getränken» von 2004)

2 Wer kurtaxenpflichtige Gäste beherbergt, ist verpflichtet, die Kurtaxe einzukassieren und der Gemeinde oder dem Organ, welchem diese Aufgabe delegiert ist, zu überweisen, andernfalls muss er sie selbst bezahlen. Der kurtaxenpflichtige Eigentümer und der Dauermieter haben dieselbe Verpflichtung zur Überweisung. In den Gemeinden der Aletsch Arena gilt für Ferienwohnungen und Maiensässe die pauschalisierte Abrechnung und für alle anderen Beherbergungsformen die effektive Abrechnung. («SGS 935.1 – Gesetz über den Tourismus» von 1996)

3 Wer Gäste beherbergt ist verpflichtet, für statistische Zwecke ein Logiernächteregister zu führen («SGS 935.1 – Gesetz über den Tourismus» von 1996)

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Alle Bedingungen zur Leistung «Digitales Meldewesen» findest du im Partnervertrag

Bitte lies die verschiedenen Artikel vor der Vertragsunterzeichnung aufmerksam durch. Sollte etwas unklar sein, stehen wir dir gerne zur Verfügung.